Jak przygotować zapytanie ofertowe na korektę publikacji?
Wiadomość e-mail uwzględniająca zapytanie ofertowe dotyczące przygotowania korekty i/lub redakcji z reguły przesyłana jest przez osobę zainteresowaną wykonaniem usługi na skrzynki kilkunastu firm, co wskazuje, że dany podmiot rozpoznaje rynek.
Poniżej wskazano błędy w tego rodzaju zapytaniach, których znajomość może przydać się osobom odpowiedzialnym za ich przygotowanie, i być może po lekturze niniejszego wpisu będą już wiedziały, dlaczego żadna firma nie złożyła swojej oferty.
Po pierwsze, kontaktując się z daną firmą, warto zapoznać się z warunkami współpracy, które stawia. W wielu przypadkach podmioty świadczące usługi korektorskie na swojej stronie internetowej szczegółowo wskazują, jakie informacje są niezbędne celem przygotowania wyceny usługi. Rozumiemy jednak, że skoro dany podmiot wysyła zapytanie ofertowe, to nie ma czasu na wnikliwą lekturę treści prezentowanych na stronie danej firmy. Oferentowi nie pozostaje zatem nic innego, jak przekopiowanie do formularza ofertowego treści swojej oferty.
Tytuł zamówienia
W tej części zapytania ofertowego należy podać typ i tytuł publikacji wymagającej korektury. Na rynku usługi świadczą m.in. korektorzy specjalizujący się tylko w określonej tematyce i konkretnych typach publikacji.
Objętość publikacji lub udostępnienie materiału do wglądu
Jest to szczególnie ważny parametr pozwalający na prawidłową i najbardziej zbliżoną do końcowej wycenę. Nie zawsze na etapie rozpoznawania rynku składający zapytanie może udostępnić korektorowi utwór wymagający korekty. Jeżeli nie ma takiej możliwości, powinien podać dokładną objętość publikacji, tj. liczbę znaków ze spacjami (wliczając w to przypisy dolne) oraz objętość elementów graficznych podlegających korekcie. Niekiedy w zapytaniach ofertowych pojawia się enigmatyczna informacja: liczba znaków ze spacjami wynosi np. 600 000 plus przypisy i grafiki. Problem w tym, że przypisy również mogą wygenerować 600 000 znaków, czyli w sumie publikacja nie składa się z 600 000 znaków, a z 1 200 000 znaków, co ma ogromne znaczenie dla wyceny korekty publikacji. Korekta powinna objąć również przypisy, więc korektor powinien je odczytać.
Wielu korektorów w swojej ofercie operuje pojęciem tzw. strony znormalizowanej. Przyjmuje się, że strona znormalizowana (w przypadku tekstu) to 1 800 znaków ze spacjami. Osoby składające zapytanie bardzo często nie podają w zapytaniu ofertowym liczby stron znormalizowanych. Wskazują liczbę stron, którą widzą aktualnie w swoim dokumencie (najczęściej Microsoft Word). Warto pamiętać, że na jednej stronie dokumentu Microsoft Word może znaleźć się różna liczba znaków (zależy ona m.in. od typu i rozmiaru czcionki, szerokości marginesów, wielkości nagłówków, interlinii, obecności elementów graficznych i in.).
Czas realizacji
W zapytaniach ofertowych nierzadko za krótszy czas realizacji zlecenia oferent otrzymuje dodatkowe punkty. Warto pamiętać, że szybciej nie zawsze oznacza lepiej, choć istnieją oczywiście firmy zatrudniające zespoły korektorskie, które w ciągu 3 dni potrafią poprawić kilkaset stron.
Pojedyncza korekta
Stoimy na stanowisku, że nie wydaje się żadnego utworu (np. książki) po jednokrotnym czytaniu (czyli pojedynczej korekcie). Więcej informacji na ten temat można znaleźć we wpisie pt. Ile korekt potrzebuje mój tekst naukowy?
Uwzględnianie w zapytaniu ofertowym informacji o pojedynczej korekcie może zniechęcić korektora do przygotowania oferty. Niewielu korektorów weźmie na siebie odpowiedzialność za korektę utworu po jednokrotnym odczytaniu tekstu (tym bardziej, że przecież po korekcie tekst przechodzi „przez ręce” innych osób, a to zawsze generuje ryzyko wprowadzenia nowych błędów).
Rozliczenie zlecenia, kary umowne, podpisanie umowy
Niekiedy w zapytaniach ofertowych widnieją informacje dotyczące płatności i ewentualnych kar za np. niedotrzymanie terminu. Potencjalnych oferentów szczególnie mogą zniechęcić do współpracy odległe terminy płatności. Przykładowo osoba składająca zapytanie wskazuje w zapytaniu ofertowym, że wymaga wykonania korekty w terminie 5 dni a rozliczenie za wykonanie korekty będzie miało miejsce… do 45 dni od dnia odebrania zlecenia.
Kwestia podpisania umowy powinna być szczegółowo opisana, w tym z podaniem terminów i formy jej zawarcia. Niewielu korektorów może sobie pozwolić na swego rodzaju „zarezerwowanie” terminu na podpisanie „niepewnej” umowy na korektę.
Warto również przemyśleć zapis typu: wykonawca zobowiązuje się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez zamawiającego. Nie każdy korektor ma możliwość stawienia się na drugim końcu Polski w dniu wskazanym przez zamawiającego (a ten zapis wskazuje wymóg tego rodzaju dyspozycyjności).
Złożono zapytanie ofertowe na nieodpowiednią usługę
Zdarza się, że osoba zainteresowana współpracą składa zapytanie dotyczące wykonania niewłaściwej usługi. Wydaje się jej, że tekst wymaga korekty i redakcji, jednocześnie nie chce (lub nie może) przesłać tekstu do przeglądu na etapie rozpoznawania przez nią rynku. Po wybraniu danej firmy i udostępnieniu jej tekstu okazuje się, że firma nie zrealizuje korekty i redakcji, ponieważ utwór przygotowali np. obcokrajowcy a tekst w większości napisany jest „łamaną polszczyzną”, i w pierwszej kolejności wymaga tłumaczenia oraz przeredagowania. To ostatnie najczęściej generuje większy koszt niż korekta i/lub redakcja.
Stąd tak ważne jest, żeby osoby, które redagują zapytanie ofertowe, miały wiedzę na temat tego, jakie informacje należy w takim materiale uwzględnić. Dobrze przygotowane zapytanie ofertowe usprawni komunikację miedzy stronami i pozwoli na zaoszczędzenie czasu, którym dysponuje zamawiający i potencjalny wykonawca.